UBL-facturen, een UBL factuur is niet lastig te maken

UBL Facturen, de basis voor zorgeloos factureren

Veel teksten op internet beginnen met een technische uitleg die UBL als afkorting uitgespeld, onze indruk is dat de gemiddelde lezer niet op die uitleg zit te wachten, die wil gewoon begrijpen hoe het nu precies zet met UBL facturen en een  eventuele meerwaarde beoordelen en tot een kosten baten/analyse komen.

Dit artikel poogt daar praktische invulling aan te geven en geeft voor belangstellenden onderaan dit artikel uitleg over de UBL (voor)geschiedenis, de standaard, huidige technische invulling, valkuilen en de UBL toekomstvisie van EasyData.

Allereerst beginnen we met de voordelen van UBL Facturatie!

UBL Digitale facturatie, een PDF met XML

Een UBL-factuur is een machine leesbare samenvatting van de factuur zoals mensen die begrijpen. Wij vinden het fijn als een factuur het logo van de leverancier heeft, plezierige kleurtjes en een heldere letter die ons er opnieuw van overtuigd dat we zakendoen met de juiste leverancier. Een computer heeft niet zoveel met die aspecten, die wil in opdracht van ons software engineers en effectieve gebruikers gewoon de data met zo min mogelijk gedoe de data op de juiste plek in onze boekhoudsoftware hebben.

Voor dit doel gebruiken we een XML, een apart bestand dat op een afgesproken wijze factuur informatie bevat. In dit geval zijn die afspraken volgens de UBL standaard, door EasyData laagdrempelig bereikbaar voor iedere organisatie.

UBL Facturen, de basis waarden om een factuur te boeken

De gegenereerde UBL lijkt wat magisch als je naar de inhoud kijkt en we adviseren dan ook om dat niet te doen, we gaan er voor het gemak vanuit dat de data op de PDF-factuur overeenkomt met de XML. Is dat niet het geval is er echt iets mis dat zeker zichtbaar wordt zodra je de factuur in je boekhoudt software hebt ingelezen.

Het kan wel zijn dat het UBL-bestand alleen overzichts factuurgegevens bevat zoals factuurdatum, totaalbedrag, IBAN-nummer, etc. In de gemaakte afspraken om tot een UBL-bestand te komen staat namelijk een minimum set aan afspraken vast. Zonder die gegevens is er niet sprake van een valide UBL bestand en nog vervelender, zonder die basis set aan gegevens kan je simpelweg je factuur niet boeken! Wil je meer dan de set UBL basis gegevens? Lees dan verder!

UBL Facturen, het einde voor factuurherkenning?

Ja, uiteindelijk wel. Zodra de acceptatie van UBL XML (of ieder ander uitwissel platform) bij alle betrokkenen geaccepteerd is en gebruikt wordt in het handelsproces zijn we klaar met dat stukje automatisering. EasyData voelt zich geroepen de voordelen van dit UBL-formaat in detail naar onze klanten uit te leggen.

De voordelen voor het verder optimaliseren van administratieve processen zijn met de UBL-acceptatie enorm toegenomen. Onze dienstverlening stopt niet nadat traditionele factuurherkenning door UBL overbodig is geworden, ons werkgebied wordt er alleen maar interessanter door!

Hoe maak ik een UBL facuur?

Dat is een toepassing die we ondersteunen met PDFCommunicator. Een mooi voorbeeld oplossing waarmee EasyData inspeelt op de veranderende digitale facturatie ontwikkelingen. Bijna alle facturen worden tegenwoordig als PDF verzonden. Voor de ontvangende partij is die PDF factuur slechts een visuele representatie van een werkelijke e-factuur.

Voor een efficiënte verwerking moet deze PDF  gecombineerd worden met UBL factuurgegevens. PDFCommunicator levert precies dat, een PDF met XML-inhoud van regelitems. UBL wordt gebruikt als onze XML-outputstandaard.  PDFCommunicator zit overigens niet vast aan de UBL standaard en kan elke XML samenstelling leveren. Ons maakt het XML schema niet uit, doel is kantoorautomatisering realisatie!

UBL facturatie zonder zorgen!

PDFCommunicator exporteert standaard factuur regels naar UBL. De meest complexe facturen worden inzichtelijk gemaakt in een UBL XML via PDFCommunicator. Online aanbieders van factuurregelherkenning rekenen meestal een toeslag voor factuur regels naar UBL conversie. Daar is niets mis mee, maar EasyData kiest ervoor dit niet te doen.

Maak gewoon factuur regels aan in UBL formaat zonder extra kosten. Een andere prettige bijkomstigheid is dat PDFCommunicator op uw computer staat, dat hoeft geen Cloud-applicatie te zijn maar kan natuurlijk wel.

UBL facturen zonder zorgen, EasyData is aangesloten bij de UBL Ketentest.

De UBL (Universal Business Language) voorgeschiedenis

Digitale facturatie is niet van gisteren. Deze ontwikkeling gaat terug naar de EDI-standaard die vanaf 1960 in gebruik kwam. EDI staat voor “Electronic Data Interchange” en wordt nog steeds in verschillende toepassingen gebruikt. In Nederland vindt het gebruik vooral plaats in de voedingsmiddelenindustrie en daaraan gekoppelde logistieke bedrijven. Vele jaren later zijn er verschillende afkortingen en dialecten van de EDI-standaard ontstaan.

EDI standaard

De EDI standaard staat als concept van de die tegenwoordig algemeen wordt gebruikt. Google bijvoorbeeld eens de afkorting ‘EDI’ en een wereld aan digitale communicatie protocollen gaat voor je open! In lijn met de ontwikkeling van de EDI-standaard, ontwikkelde Jon Bosak van OASIS de eerste UB-versie zoals we die vandaag kennen al in 2001. Deze eerste UBL XML werd in 2004 voor industrieel gebruik uitgebracht en vertoont een aantal overeenkomsten met de eerdere EDI-standaard. Een belangrijk verschil waarmee het succes zich verklaard is dat de UBL-standaard zonder licentie kosten kan worden gebruikt. Dat is het grote verschil met de EDI-standaard, die kent wel gebruikskosten.

Toen waren externe bedrijfsprocessen al zo intensief dat initiatieven om de administratieve werkdruk naar beneden te brengen zich vertaalde in de eerste elektronische standaard om financiële informatie te delen.

Een uniforme standaard waarin leveranciers en klanten communiceren, de EDI standaard was geboren! Het uniforme EDI-protocol maakte een uitwisseling tussen verschillende computersystemen voor het eerst in de geschiedenis van kantoorautomatisering mogelijk.

Van de EDI standaard naar UBL facturen

De IDE standaard is nog steeds veelvuldig in gebruik, hoewel we met de huidige ontwikkelingen wel zien dat het belang van EDI gaat afnemen. Zo maken we de stap naar UBL die belooft factuurverwerking sneller en foutloos te maken.

De kracht zit in de herhaling dus nog maar eens: Het UBL-bestand is een XML-document gemaakt volgens de afspraken gemaakt in het UBL XML formaat, de UBL-standaard. Dit betekent dat dit XML-bestand dezelfde informatie bevat als de zichtbare PDF factuur die meestal samen met de XML UBL wordt verzonden. UBL en PDF is de moderne digitale factuur combinatie die als combinatie naar de ontvangende handelsrelatie wordt verzonden.

Samengevat, met UBL-interpretatie heb je geen handmatige interactie nodig, factuurverwerking gaat helemaal automatisch, geen facturen meer overtypen!

UBL facturen zijn nog geen gemeengoed

De UBL-standaard wordt tegenwoordig door veel boekhoudpakketten geaccepteerd. En steeds meer bedrijven kunnen dit formaat ook voor hun klanten produceren. Zo kan de cirkel van factuurautomatisering technisch gezien als gesloten worden beschouwd. 

Zijn er aansluitingsproblemen? EasyData kan elk handmatig proces bij factuurverwerking automatiseren. Ook als het UBL vraagstuk helemaal niet speelt. Is er sprake van een bedrijfsapplicatie die geen UBL kan produceren? Dat zijn voor ons de projecten waar we ons met snelle, effectieve en kosten neutrale oplossingen mee profileren.

EasyData is niet de enige in dit werkgebied, er zijn steeds meer partijen op de markt met verschillende benaderingen waarvan sommige partners onze technologieën gebruiken. In dat opzicht staan we altijd open voor samenwerkingen, op iedere gewenste wijze, in de Cloud of On Premise.

Aanbieders voor UBL facturatie diensten

Organisatie specifieke integratie kan worden gerealiseerd via verschillende online portals en de boekhoudsystemen die tegenwoordig beschikbaar zijn. Op deze manier kan aan de digitale facturatie-eisen van de overheid worden voldaan door simpelweg een UBL te sturen. In dat geval wordt het e-factuurformaat geconverteerd door het gebruikte platform. Dat is een nieuw fenomeen in de moderne e-invoicing, wie autonoom digitale facturen wil versturen, komt al snel terecht bij verschillende aanbieders die dergelijke diensten aanbieden.

PEPPOL-netwerk

Een van deze initiatieven is het PEPPOL-netwerk. Grote bedrijven lopen hierin voorop, ze zien het voordeel van een platform als PEPPOL voor verlaging van de administratiekosten, e-facturering bespaart geld en is foutloos bij het interpreteren van facturen. Steeds meer organisaties zien die voordelen van e-facturering via PEPPOL. En het mooie is, je kunt dit ook zelf gebruiken! Iedereen kan profiteren van de uitgebreide PEPPOL mogelijkheden.

België werkt met een UBL variant

In België promootten ze eerst het ‘eigen’ e-fff UBL 2.0-formaat dat beschikbaar kwam op 7 juli 2012. Dit formaat is gebaseerd op de UBL 2.0 standaard en beperkt de te gebruiken velden aanzienlijk (teruggebracht tot 200 virtuele velden) e-fff UBL 2.0 heeft hetzelfde interpretatie als huidige ‘algemene’ UBL. Deze UBL specificatie is sinds 2016 compliant met de PEPPOL-standaard.

Meer informatie van de Vlaamse overheid is hier te vinden.

Duitsland werkt weer met andere digitale facturatie technologie

Onze andere buurman, kijkend vanuit het Nederlandse perspectief, is Duitsland en daar is een heel ander systeem in gebruik waarvan de Duitsers stellen dat het de standaard zal worden. Samenvattend verpakken de Duitsers de XML in de PDF. Het document is een PDF A/3 en een XML XRechnung. Anders gesteld, de Duitse manier van factuur automatisering is een document dat zowel de PDF als de XML in één bestand samenvoegt.

Dat is geen nieuwe technologie voor EasyData; we passen deze XFA-technologie al meer dan 10 jaar in diverse projecten toe, vooral voor archieftoepassingen, maar nu dus ook voor factuurautomatisering.

Het Duitse ZUGFeRD systeem

Waarom ook geen ZUGFeRD gebruiken? Het nieuwe ZUGFeRD 2.0 is compatibel met de Europese norm EN 16931 en bevat het veld “Leitweg-ID”, een onmisbaar veld voor identificatie van openbare entiteiten en vereist voor het verzenden van e-facturen naar overheidsdiensten. Meer informatie over ZUGFeRD vindt u natuurlijk op de website http://www.ferd-net.de of bij EasyData-specialisten. Het basisidee van ZUGFeRD is dat iedereen elektronische facturen moet kunnen uitwisselen zonder overleg of afspraak vooraf en dat spreekt ons aan.

Het ZUGFeRD-gegevensformaat voor elektronische facturen is eveneens kosteloos beschikbaar.

Europese samenwerking in Digitale Facturatie

Samenvattend denkt elk land dat zijn oplossing als de overkoepelende e-facturatie standaard zal worden verheven, de Europese norm voor e-facturatie! Bovenstaande interpretaties zijn niet bedoeld als kritiek op standaardisatie. Meer een samenvatting om de verschillende technische, maar ook politieke sentimenten te duiden. Een in eerste instantie open standaard wordt door verschillende overheden anders geïnterpreteerd. Het voordeel met de huidige stand van techniek is dat de verschillende platformen uitermate geschikt zijn voor digitaal factureren. Zo kunnen de meeste boekhoudsystemen UBL XML gebruiken.

Worden er afwijkende XML-formaten gebruikt voor inkomende facturen? EasyData weet wat te doen. Wij converteren XML-afwijkende formaten voor het geautomatiseerde facturatieproces.

Brexit, meer uitdagingen dan Digitale Facturatie…

De Brexit is een feit … hoe zit het met e-facturering en e-facturering naar het Verenigd Koninkrijk? In het VK is in 2015 de ‘Small Business, Enterprise and Employment Act’ aangenomen om elektronische facturering te reguleren. Hoewel het niet wettelijk verplicht is in het VK.

Wales, Schotland en Noord-Ierland hebben deze allemaal hun eigen regels gemaakt waardoor deze wet uit 2015 voor hun niet van toepassing is. Het VK is niet van plan om deze richting op te gaan en acteert omzichtig met e-facturering technologie. EasyData biedt oplossingen bij VK facturatie issues.