RPA = Extra handen zonder lunchpauze
“RPA” en wat betekend dat nu eigenlijk voor mij?
Robotic Process Automation is software vervelend en herhalend werk kan automatiseren.
RPA heeft de mogelijkheid repetitieve en op vaste regels gebaseerde processen te vervangen.
Simpel gezegd kunnen software robots vaste taken automatisch uitvoeren en dan kan je vervolgens terecht vragen:
“Hoe zien dan die vaste taken er dan uit ?”
Die taken kan je goed vergelijken met automatische gegevensextractie.
Vervolgens komen die gegevens, opnieuw automatisch, in het opvolgende proces.
Komt het voor dat je handmatig gegevens uit verschillende systemen overneemt?
Dan heb je daar meteen een taak voor RPA te pakken!
EasyData is gespecialiseerd in het automatiseren van onnodige en foutgevoelige activiteiten.
Wij laten complexe processen in onderlinge afstemming automatisch samenwerken.
Robotic Process Automation (RPA) beter bekeken
Blijf vooral doorlezen als je kosten wilt besparen op automatisering. Mogelijk zijn er binnen je organisatie verouderde automatiseringsoplossingen in gebruik die ergenis opleveren. Met die ergenis kan Robotic Process Automation veelal prima overweg. RPA is in dat geval dé route om een hogere efficiëntie in je bedrijfsproces te halen.
Het is verbazend als je ziet hoe RPA de invoer van je schermen overneemt en automatisch de juiste beslissingen neemt. Dat is de toegevoegde waarde van RPA die we je graag in de praktijk laten ervaren. Software robots kunnen beslissingen nemen zoals mensen dat kunnen, maar dan zonder lunchpauze.
Meer dan één geautomatiseerd proces
RPA (Robotic Process Automation) is een container begrip van slimme technologie om applicaties te automatiseren. Anders gesteld, reeds geïnstalleerde applicaties werken samen zonder menselijke tussenkomst! Het geautomatiseerde proces dat alle applicaties combineert, wordt een ‘Robot’ genoemd. Routine handelingen worden geautomatiseerd, het RPA-proces elimineert menselijke interactie door bijvoorbeeld schermgegevens te interpreteren en daarmee vervolg handelingen uit te voeren. EasyData RPA Technologie schakelt tussen alle oude en nieuwe applicaties in gebruik en slaat genomen beslissingen op.
Slimmer automatiseren in stappen
Staan er gegevens op je beeldscherm? In dat geval zal een software robot meteen de inhoud van je beeldscherm gegevens kunnen begrijpen.
Dat begrijpen begin met simpele softwareregels. Zo heeft bijvoorbeeld een postcode veld een vastgesteld formaat: 7315BS.
Dus vier cijfers gevolgd door twee letters. Computers en dus software robots kunnen hier goed mij overweg.
In principe kan je alle invoer velden zoals die op je scherm staan vangen in regels zodat je software robot precies weet wat er verwacht wordt.
Een goed geïmplementeerde Robotic Process Automation-workflow zal de applicaties bedienen zonder menselijke tussenkomst.
Foutloos, met uitgebreide verslaglegging waardoor het werkproces in zijn geheel transparanter wordt.
Het principe van de software robot
Door het automatisch lezen van gegevens die op je beeldscherm staan kan een software robot de beeldscherm inhoud begrijpen.
En vervolgens door middel van ingestelde regels precies weten wat er verwacht wordt op een manier die voor iedereen inzichtelijk
en transparant is. Wat heeft RPA (De software robot) dan met AI (kunstmatige intelligentie) te maken?
De software robot gaat je proces begrijpen
De volgende stap in Robot Proces Automatisering is dat je de software robot zelfstandig beslissingen laat nemen. Stel je voor dat een klant een order plaatst in je webshop voor zonnepanelen. De klant besteld natuurlijk de zonnepanelen, een omvormer, een elektriciteitsmeter en nog wat andere opties. Kortom, een compleet samengesteld pakket om zelf zonnepanelen te plaatsen. Het enige wat mist zijn de bevestigingshaken om de zonnepanelen op het dak te plaatsen.
Hoe handig is het als de software robot bestellingen en uitzonderingen zelfstandig verwerkt?
En dus de klant attendeert dat mogelijk een essentieel deel van de bestelling ontbreekt?
De software robot leert bij
In de basis heb je geen Machine Learning nodig als je de klant een melding wilt versturen dat de bevestigingshaken voor de bestelde zonnepanelen missen. Een simpele toevoeging aan de regel voor de software robot zoals uitgelegd bij het postcode voorbeeld is voldoende om dit deel van de missende bestelling te ondervangen. Dat wordt anders als je een webshop hebt met duizenden verschillende artikelen.
In zo’n geval komt een speciaal voor jouw webshop getraind Machine Learning netwerk in beeld. In de praktijk betekend dat je een hiervoor geselecteerd netwerk zoveel als mogelijk reeds verwerkte orders laat zien. Zo’n Machine Learning netwerk leert als het ware van al die afzonderlijke orders wat de best passende optie voor de klant is of zoals het in dit voorbeeld betreft, de klant attendeert op een incomplete bestelling.
RPA kan meer dan één taak
Laten we het voorbeeld van de zonnepanelen nog even vasthouden. Stel dat je organisatie een Machine Learning netwerk getraind heeft voor automatische orderverwerking. In dit geval is je RPA toepassing een Machine Learning netwerk dat heel goed begrijpt hoe de verschillende onderdelen uit je webshop zich onderling verhouden: Koop je product ‘A’ zal daar hoogstwaarschijnlijk product ‘B’ bij horen.
Die kennis kan je ook gebruiken in de supportverlening of in de pre-sales functie op je website. Stelt een potentiële klant een vraag over een bepaald type zonnepanelen kan deze door de software robot automatisch geadviseerd worden vanuit de praktijk. De praktijk bestaat in dit geval uit de achterliggende orders waarmee het algoritme getraind is.
Dat is de kracht van Robot Proces Automation (RPA) in combinatie met Machine Learning (ML). De software robot interpreteert gegevens van willekeurig welke bron,
valideert de inhoud en verwerkt de gegevens foutloos tot een volledig gesloten workflow.
Een goed geïmplementeerde Robotic Process Automation-workflow zal de applicaties bedienen zonder menselijke tussenkomst.
Foutloos, met uitgebreide verslaglegging waardoor het werkproces in zijn geheel transparanter wordt.
Je collega’s en RPA
De acceptatie van Robot Proces Automatisering neemt toe doordat RPA dankzij bedrijven zoals EasyData makkelijk integreren in het bestaande werkproces. Voor de medewerkers verandert er zelfs niet veel, RPA maakt van dezelfde grafische interface gebruik als de medewerker zelf.
Medewerkers worden dus met de introductie van software robots niet geconfronteerd met veranderingen. Met EasyData RPA technologie worden processen gestuurd op basis van triggers. Dit zijn Business rules of Data Analyse resultaten die we in overleg opstellen en toetsen aan de werkelijkheid zoals die binnen de organisatie leidend is. Die beslissingsregels zijn per definitie niet ondoorzichtig en voor de medewerkers indien gewenst inzichtelijk.
Waarom zou je kiezen voor Robotic Process Automation?
Er zijn natuurlijk verschillende organisatie specifieke redenen om voor een RPA-traject te kiezen.
Het kan natuurlijk zijn dat precies jouw visie of strategische beschouwing onderbelicht blijft.
Dat betekent niet dat we daar niet in voorzien, EasyData staat juist een persoonlijke benadering voor.
In dat geval ben je van harte uitgenodigd om contact met EasyData RPA specialisten te zoeken.
Dat stelt ons in staat om samen met jouw wensen tot een werkbare oplossing te komen.
RPA is geen techniek voor morgen meer.
Strategische RPA toepassingen worden in de boardrooms van de grote spelers bedacht en gepland.
Wacht niet langer en kijk zelf waar interne processen kunnen worden verbeterd.
EasyData maakt RPA technieken toepasbaar en betaalbaar.
Kostenbesparing
Taken automatiseren betekent dat jij en je collega’s meer tijd overhouden voor de Business zelf.
Denk je eens in hoeveel energie je overhoudt als je routine handelingen automatisch plaatsvinden!
Efficiëntie
RPA verwijderd herhalende werkzaamheden met de grootst mogelijke nauwkeurigheid uit je proces.
Zo verdwijnen je operationele kosten ineens buiten beeld, samen met een effectieve doorlooptijd.
Tijdsbesparing
Computers werken 24/7, dat zijn verwerkingstijden gewenst door iedere moderne organisatie.
Stel je voor dat taken buiten reguliere kantooruren perfect automatisch afgehandeld worden.
Schaalbaar
RPA is resource vriendelijk, al naar gelang het werk wordt meer of minder computerkracht gebruikt.
Zodra geïnstalleerd maakt het niet uit of één taak of een procesreeks opgeschaald wordt.
Transparantie
RPA van EasyData draagt vanuit zichzelf bij aan de naleving van regelgeving, indien van toepassing.
Is dat niet van belang? Dan heb je in ieder geval de parameters om processen visueel te monitoren.
Implementatie
EasyData implementeert RPA zonder veranderingen in je configuratie of systeemstructuur.
Deze aanpak staat garant voor een kosteneffectieve oplossing waar je snel voordelen uit haalt!
Je collega’s
Door repetitieve en vooral de saaie taken die iedereen kent aan RPA over te dragen, kunnen medewerkers
zich veel beter concentreren op creatieve en strategische taken.
Wat maakt EasyData jouw Robot Automation leverancier?
Dat antwoord is simpel, EasyData heeft al zo’n 25 jaar een innovatieve voorsprong in procesautomatiseringsprojecten.
RPA als essentieel element in je Business strategie
RPA wordt steeds belangrijker bij strategische beslissingen. Automatisering van handmatige arbeidsprocessen tot een geautomatiseerd selfservice-systeem draait niet om het uitsluiten van mensen. RPA Robots zijn een essentiële stap voor economische groei en bedrijfsontwikkeling met als doel de concurrentie voor te blijven.
De techniek achter RPA
Robotic Process Automation (RPA) omvat de kunst om met slimme software repetitieve, op regels gebaseerde taken over te nemen.
In eerste instantie behandelen we de automatische invoer van het ene systeem naar het andere op een geautomatiseerde, foutloze, manier.
Screen capture met RPA
Het uitlezen van de User Interface (UI) is daarvoor de meest voor de hand liggende methode. Software robots kunnen het scherm zelfstandig lezen en de data van de afzonderlijke velden interpreteren. In de daaropvolgende stap worden deze gegevens door de software robot automatisch overgenomen in het vervolg systeem.
Praktisch voorbeeld
Stel je hebt een webshop met een online orderverwerkingssysteem. Die orders wil je 24/7 overbrengen naar je lokale boekhoudpakket zonder API-koppeling. In dat geval kan EasyData op kosteneffectieve wijze de orders van je onlinesysteem overbrengen naar je lokale systeem. RPA kan dan vervolgens ook automatisch de factuur printen en het te versturen bestelde product alvast aanmelden bij de geselecteerde pakketdienst.
We voegen intelligentie toe
Stel dat de postcode niet 100% in relatie staat met de straatnaam. In dat geval zal de opname van Levenshtein logica er altijd voor zorgen dat de straatnaam goed wordt weergegeven op de factuur met verzendgegevens.
Hoe mooi is dat?
De klant maakt een fout en de techniek corrigeert deze gegevens zonder gedoe of commentaar.
RPA Scripting
RPA maakt gebruik van scripting die de stappen in je bedrijfsproces volgens vaste programma regels technisch zijn vastgesteld. Op het niveau dat EasyData hiernaar kijkt kunnen we de gegevens die bijvoorbeeld automatisch gelezen worden in een ontvangen email, controleren. Zo’n controle staat niet op zichzelf, de geëxtraheerde data kan bijvoorbeeld met externe bronnen vergeleken worden, Denk hiervoor allereerst aan de postcode en straatnaam match. Een ander voor de hand liggend voorbeeld is de normalisering van datums. Iedereen formuleert zijn of haar datum notitie op geheel eigen wijze. Een, voor ons, simpele normalisatie regel zorgt er dan voor dat er intern altijd met hetzelfde datumformaat gewerkt wordt.
Nemen RPA-bots beslissingen?
Nee, RPA Software robots werken uitsluitend op basis van vooraf ingestelde programmacode. De RPA-techniek zoals EasyData daarin voorziet kan alleen acties ondernemen die voldoen aan toegevoegde programma regels. Die voorwaarden zijn geprogrammeerd in het RPA-script. RPA heeft dan ook geen intelligentie of enig begrip over de processen. RPA neemt repetitieve taken van mensen over op basis van vooraf gedefinieerde regels.
De verschillende vormen van RPA zoals we die vandaag kennen
RPA heeft verschillende verschijningsvormen. EasyData maakt in het verlengde van jouw situatie de afweging welke RPA-vorm het beste in jouw organisatie of bedrijfsproces past. Die keuze is uiteraard afhankelijk van je technische voorkeuren en budget. Om dit inzichtelijk te maken hebben we onderstaand de verschillende RPA-verschijningsvormen kort en bondig omschreven.
Ondersteuning RPA
Het belangrijkste doel bij het toepassen van RPA, geïmplementeerd op de desktop van de werknemer, is dat de RPA-technologie taken van de werknemer overneemt. Met als resultaat het verhogen van de productiviteit op het niveau van de werknemer. Dat is eigenlijk de belangrijkste vorm die in dit artikel tot nu toe aan de orde is gekomen.
Proces RPA
De software robot wordt in deze situatie ingezet vanaf een centrale server van waaruit deze taken uitvoert. Deze uitgevoerde handelingen worden vervolgens in een database vastlegt. Bij Proces-RPA kunnen organisaties RPA gebruiken om end-to-end-taken te automatiseren. Evenzo kunnen werkstromen en actuele statussen visueel worden gecontroleerd vanaf een centrale console.
Autonome RPA
Autonome RPA is ontwikkeld op basis van proces- RPA oplossingen en kan complexere, op regels gebaseerde processen aan door middel van ingebouwde beslissingen. Denk bij de term ‘beslissingen’ aan het afhandelen van prioriteitsveranderingen om een meer dynamische werklastverdeling te bereiken.
Cognitieve RPA
(Robotic Process Automation) verwijst naar het gebruik van RPA in combinatie met cognitieve technologieën, zoals Kunstmatige Intelligentie (AI), Machine Learning (ML), natuurlijke taalverwerking (NLP) en computer vision. In tegenstelling tot traditionele RPA, dat voornamelijk gericht is op repetitieve, regel gebaseerde taken, stelt cognitieve RPA-robots in staat om meer geavanceerde taken uit te voeren die intelligentie en begrip van ongestructureerde gegevens vereisen.
De beveiliging van je proces
Aan de voorgestelde Software Robots worden nogal eens voorwaarden gesteld qua beveiliging. Dat is met software makkelijk in te regelen, je kan zorgen dat alle uit gevoerde handelingen vastgelegd worden in bijvoorbeeld een database. We zorgen in zo’n geval ook dat de omgeving waarop de RPA-inrichting werkt volgens de actuele CIS richtlijn is ingericht. Als dat veel afzonderlijke gegevens betreft, is het handig die bijvoorbeeld via een Grafana dashboard visueel inzichtelijk te maken. Met zo’n dashboard kan je binnen je organisatie inzichten verkrijgen die je op een andere manier niet zo makkelijk zal verkrijgen.
Compliance in proces automatisering
Handig bij taken die persoonsgegevens betreft in het kader van de AVG. Natuurlijk is er ook meer dan dat. RPA is niet het exclusieve domein van kantoorautomatisering, ook op de werkvloer kan je RPA tegenkomen. Met hetzelfde gemak waarmee automatisch een orderbon geprint wordt kan ook een klep voor toediening van een specifiek ingrediënt bediend worden. Stel dat de voorgestelde receptuur niet het wenste eindproduct oplevert, dan is het wel zo praktisch dat in ieder geval de automatisch uitgevoerde handelingen exact herleidbaar zijn.
Waarom kiezen voor EasyData?
Ons RPA-fundament komt grotendeels voort uit Data Capture opdrachten, daar zijn onze “eerste generatie RPA-tools” rond 1999 succesvol in toegepast. We werkten in die tijd met een vroege versie van EasySeparate en samenwerking met AutoIT. Beide platforms hebben zich op geheel eigenwijze doorontwikkeld. Inmiddels is EasySeparate redelijk autonoom in staat RPA-taken uit te voeren. Daarnaast maken we gebruik van de Huidige marktleiders zoals UIPath, Blue prism en Automation Anywhere. In het geval opdrachtgevers gebruik willen maken van Open Source technologie kan naast AutoIT het alternatief Open RPA een goede keuze zijn.
Samengevat
De technische benadering van RPA verschilt enigszins tussen verschillende leveranciers en tools, maar deze algemene principes blijven over het algemeen van toepassing. Het uiteindelijke doel is om menselijke betrokkenheid bij repetitieve en tijdrovende taken te verminderen, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op meer strategische en creatieve aspecten van hun werk. EasyData heeft hier de afgelopen 25 jaar kennis in opgebouwd en een mixed team van Senior en medium programmeurs staan klaar om jouw proces automatiseringsvraagstuk op te pakken!